En liten PDF-guide

Adobes PDF-format er det naturlige valget når vi ønsker å sende noe til noen på e-post, eller gjøre filer tilgjengelig for nedlastning fra nettet. Det ser flott ut på skjerm og kan printes. 
I motsetning til et Word-dokument kan det ikke endres av mottageren, men fremstår mer som en ferdig “trykksak” på nettet. PDFer kan reklameutformes og kan inneholde bilder, linker og utfyllbare skjemaer.

Når vi lager PDFer, enten det er til instruksjoner, reklame, brev, oppslag,
tilbud og anbud, e-bøker eller rapporter er det lurt å tenke på hvordan PDFen kommer til å leses og brukes av mottageren. Ikke alle PDFer bør være født like.

Vi henger ofte igjen i en slags “kontor”-vane og lager våre PDFer i et vanlig stående A4 format, og dette kan ha sine fordeler. Noen ganger er imidlertid et liggende format bedre egnet.

STÅENDE FORMAT
Printe ut og lese: Bruk et stående format hvis du vet at din PDF kommer til å bli lastet ned, printet ut og lest off-line som et vanlig dokument med løpende tekst. Vet du at det kommer til å havne i perm, la det være en god marg på venstre side.

Lese på skjerm: Hvis det er mye tekst på en PDF og den er utformet i stående format, kan man velge å vise hele siden på skjermen på en gang i Acrobat. Ulempen med dette er at teksten kan bli meget liten og vanskelig å lese. Hvis man zoomer inn for å få større tekst, kan det bli vanskelig å scrolle nedover. Acrobat, ihvertfall i eldre versjoner, har en tendens til å hoppe videre til neste hele side når man forsøker å scrolle nedover mens man har zoomet inn. Man mister også lett oversikten over siden og “hvor man er”.

LIGGENDE FORMAT
Lese på skjerm: I et liggende format får en A4 side akkurat plass på én skjerm. Når vi vet dette, kan vi disponere og utforme innholdet slik at hver side i størst mulig grad er en “avsluttet” enhet, at vi ikke deler avsnitt eller setninger mellom 2 PDF-sider. En slik struktur gjør det lettere for leseren å ta til seg stoffet. Vi kan også avpasse layout og fontstørrelser, slik at det blir en behagelig opplevelse å lese PDFen rett fra skjermen. 
Dette er ofte en stor fordel for e-bøker eller lengre dokumenter.

Printe ut og lese: Det går selvsagt også fint an å skrive ut et liggende format. Samling i vanlige ring-permer blir imidlertid en utfordring for leseretningen, hvis det er slik at man ønsker å lese dokumentet også etter at det har kommet inn i permen.

Uansett format er det noen ting man skal tenke på, 
hvis det er sannsynlig at din PDF kommer til å bli printet ut:

• Bruk marger. Vanlige skrivebordsprintere kan ikke trykke “utfallende” dvs. helt ut til kanten av arket. Pass på at din PDF har marginer som tar hensyn til dette.
• Ikke tøm mottagerens printer for blekk! Det er fristende å lage en fargesprakende PDF med store felt av solid farge, f.eks som bakgrunn i en header e.l, men blekket går fort unna!
• Ikke bruk tynne lyse bokstaver på fargede bakgrunner eller bilder. Skrivebordsprintere med vanlig 80 grams kontor-papir sliter med å gjengi dette godt. Fargen “blør” inn i de hvite bokstavene og gjør teksten vanskelig å lese. (slik tekst er også mindre lesbar på skjerm og bør unngås i mengdetekst)

En PDF med negativ (lys) tekst på store fargede flater og masse bilder
ser imponerende ut på skjermen, men kommer ut av printeren som en uleselig, våt klut som koster masse penger.

Du kan lagre til PDF fra nesten alle programmer som behandler bilder og tekst.

Hvis du ønsker et profesjonelt utseende på dine PDFer, lager jeg dem gjerne for deg i Indesign, så du slipper å krangle med WORD 🙂

Det er ikke så lett å vite hvor man skal starte med visuell branding og grafisk design.
La oss ta en prat, og se hvordan jeg kan hjelpe deg der du befinner deg akkurat nå!
Du kan avtale en tid ved å sende en mail til hanne@yourbrandvision.com. Jeg er nysgjerrig på hva du har å si! Denne samtalen er kostnadsfri.